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沈阳大型活动​接待流程,你知道吗?

2020-11-04  来自: 沈阳圣安展览展示有限公司 浏览次数:18

接待工作是举办大型活动过程中一项重要工作。接待流程是怎样的?下面是沈阳大型活动的小编为你整理的大型活动接待流程,希望对你有帮助。 

一、会场布置流程

1、外场横幅落实标语或横幅内容及尺寸、数量、类别:

制作条幅,悬挂横幅;气球落实气球的数量,明确大小,购买气球,悬挂气球;拟定标语,落实花篮数量,购买花篮,摆放花篮及悬挂标语;地毯落实地毯尺寸,购买地毯,摆放到位;维护;

2、内场会标拟定文字,落实标语内容及会标尺寸:

制作会标,悬挂会标;落实鲜花数量、类别;联系租借,摆放到位;调试话筒、灯光;准备备用音响设备;落实参会人员数量,桌椅、桌牌摆放整齐;制作座位图;

二、领导接待流程

1、成立机构明确责任、分配工作

2、确定会议活动名称、议程、时间、地点、参加人、要求等事宜,确定邀请领导名单;印制请柬、车证;绘制路线图;拟定领导讲话/发言稿;装袋(请柬、议程、车证、路线图、拟请领导名单、领导讲话代拟稿;发放邀请函,保留联系单位、联系人,以备查询;确定参会领导名单、调整领导桌牌;分类、分页打印到会领导名单;

3、请礼仪服务人员明确对礼仪生的要求、数量,实地联系,确定人员,会议/活动前实地演习,明确岗位分工(门岗、廊岗、贵宾室服务、贵宾室签到、主席台服务、发奖引导、迎送服务);

4、实地勘察会议活动现场确定宾客行走路线;安排接待岗位及人员;落实贵宾室饮水用具;落实签到用具;贵宾室内码放会议材料;

5、确定参会人员数量,购置座签;打印人名;按顺序码放;收存留用;

6、选送赠品确定数量,将赠品码放适宜位置;发送赠品(直接在签到处分发、在贵宾室分发)。

7、带领入场,确定会议开始----听主办方主要负责人安排;带领人员进入会场坐席;确定人员发放奖章/奖杯/奖状/奖牌/证书;带领人员与演员/工作人员合影。

8、送别安排车辆提前到岗;交待行驶路线;活动后与与会人员联系交办、指示及具他需落实事宜。

三、材料准备流程

1、确定会议文件材料内容拟定会议议程,确定发放的文件。

2、撰写会议文件材料,明确写作人员;

3、印制会议文件材料,整理确定会议文件材料,确定人员制定参会证;材料装袋;运送文件材料到会议/活动指定地点;

4、分放文件材料摆放主席台,二次检查对版,发放参会人员;收集、运送剩余文件材料;收存剩余文件材料;

四、新闻宣传流程

1、新闻宣传策划:拿出宣传意向,请领导定范围、定主题、定方向;形成新闻稿件;邀请媒体;落实宣传效果;

2、结合领导讲话、会议内容编写信息;向主管部门报送;

3、摄影照相留资料:邀请专人或通知新闻中心

落实设备;落实摄影机位;联系专人或通知新闻中心备好设备、相机、电池;录音落实专人负责;准备录音笔等设备;整理文字、归档;

五、后勤保障流程

1、落实会议场地:明确会议始、终时间;明确参会人数,合理摆放桌椅;明确贵宾级别、人数、确定贵宾室;确保各场地卫生。

2、食堂用餐或自助餐统计用餐人数:印制餐票;确定发放形式,指派发放人,发放餐票;

确定餐标:根据会议规模级别指定菜谱,请示领导调整菜谱,根据最终结果落实;安排用餐座次、安排领导桌、安排少数民族(回族)餐桌;

3、确定住宿人数,分配房间;安排车辆;确定并公布工作人员房间;发放钥匙;回收钥匙;

4、确定娱乐活动形式、活动内容、活动时间,指派具体负责人;发放活动门票;

5、落实会议用车:落实用车数量;明确发车时间;明确发车地点及路线;指派每辆车负责人;安排人员乘车;

六、保卫流程

1、警卫,设置路障和警戒带;准备对讲机、喊话筒等;进行检查、消除隐患。

2、治安秩序引导观众入场:维护活动或会议秩序;活动开始后,在各门备勤;

3、环境秩序检查照明、音响等设施设备;保证出入口通畅,紧急情况下组织人员疏散;

4、对活动场所周边交通管制,预留车位;根据不同人员类别,引导车辆停放。

以上就是沈阳大型活动的小编给大家分享的内容,想要了解更多,欢迎来电咨询我们吧!

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